時間管理 - 艾森豪法則(優先矩陣)

時間的整理與分類

在談時間管理時，我們可以利用「艾森豪法則」來幫助我們整理思緒，這個方式簡單且容易讓我們釐清自己是否常常忙碌在錯誤的地方，透過「優先矩陣」四個象限的方式，依序寫上緊急、重要、不緊急、不重要，並且在空格中寫下近期的代辦事項進行分類。

• 緊急、重要

立即處理的事情，有時間壓力，而且沒有處理好往往會影響嚴重的事情，需要趕快完成。

• 緊急、不重要

有時間壓力，但跟目標無關係，要注意的是會有人誤認為某項工作很「重要」，因此要求別人要趕快完成，我們遇到這個狀況時，要仔細思考工作內容，千萬別誤進這種迷思，造成花很多時間在不重要的事情上面。

• 重要、不緊急

重要的事情，而且具有影響力的，這是我們要花心思投入，而且在時間充沛的情況下妥善規劃，最好提早完成也不要讓他因時間關係變成緊急的事項。

• 不緊急、不重要

沒有時間壓力，也與目標無關，就可以等上述項目都完成以後再來處理都不遲。

對「重要」的認知會影響「緊急還是不緊急」

在進行艾森豪法則的整理過程中，如果我們運用在同一個團隊同一個專案上，我們有時會發現每一個人對於目前該工作的項目應該放在優先矩陣四個象限哪一格，會出現不同的差異。

往往這個差異就是造成團隊協作時容易誤會爭執的地方，也是在團隊進行的過程中需要去釐清的地方，有時候團隊中的組長會認為某個項目是較重要的事項，或是較緊急的事項，但對於底下的組員可能並不認為，因此會將此安排在與組長原本期待不同的時間點完成，這樣就可能造成兩方的不滿，認為為什麼你沒有先完成，或是為什麼你不是先處理這件事。

還有一種狀況是某些人會特別喜歡某個項目，因此就會認為是最重要且最緊急的事情，並且引導團隊優先完成，很常因此造成團隊花過多時間在不適合的地方，這是團隊夥伴彼此都要去注意且觀察的地方，察覺工作項目是否與目標相關。

E化時代，透過桌布來整理文件檔吧

我們可以透過自訂桌布來進行時間管理，且不用特別安裝其他的桌面分類軟體，簡單又實用。(將圖片下載以後設定為桌布)

將桌面上的文件檔案依照分類擺放，整理好優先順序，讓自己一目了然每天的工作項目。

(搞威自製表格，可以自行下載來用喔，自己動手用Word也可以設計專屬自己的桌布)