社團傳承要傳承些甚麼?

學長姐創立社團,一路上努力耕耘,直到有一天學弟妹們的加入,從社員變成了幹部,身為學長姐的我們,開始要進行社團傳承。

那麼到底我們要傳承那些東西呢?

「資產」、「技術」、「理念」,我們可以從這三個方面著手。


資產方面需要牢記幾件事

  • 按部就班的紀錄
社團資產的類別很多,除了大型的設備以外,其他物品都有可能移動甚至出借,一旦想著「等下在紀錄」或是「我等等就會還」,很容易因為突發狀況忘記了、遺漏了,就會變成一問三不知的狀況。
  • 定期維護的保存
早年的紙本文件、相簿紀錄不易收藏,容易受潮或是損毀,拜近幾年資訊科技的進步,很多文件資料都可以轉換成電子檔保存,且不佔空間;但世代的交接仍容易發生這裡有一些,哪裡也有一些的狀況,無妥善集中保管,或是因設備故障造成資料遺失;這些保存的方式一定要定期維護才能夠永續傳承。
  • 友善對待的珍惜
很多的資產設備都是由學長姐們努力經營才獲得的,可能經過無數次繁雜的申請,或是努力集資購買,甚至是手工精心打造,這些都是前人努力完成的成果,我們身為後輩一定要好好珍惜且友善對待,才能讓社團的資產永續傳承。


技術方面需要牢記幾件事:

  • 確實的填寫紀錄表
每一次的經驗都會留下紀錄,可惜我們的大腦不能100%記下所有事情,所以我們透過填寫紀錄紀載下來,讓這些曾經發生過的事情,傳承給學弟妹們,讓他們吸取經驗改善未來。
  • 認真的撰寫企劃書
活動的企畫書、營隊的企畫書、課程的企畫書,這些都是很多很棒資源,我們透過每一次的撰寫除了讓夥伴知道你要做些甚麼,也能防範有一天突然要交接給其他人時你不在場,他可以立即透過企劃書了解全盤;另一方面我們在撰寫的過程也能再次省思,進而改善或豐富我們的內容。
  • 用心的教導學弟妹
很多時候學弟妹們從參與活動到看到企劃書,仍對於這個活動一知半解,可能是紙本無法全然說明,也可能是活動背後的準備,是現在學弟妹們所看不到的,所以用心的教導學弟妹們學習你們曾經準備的過程,不要只看結果,是一件非常重要的事情。


理念方面需要牢記幾件事:

  • 不斷重複實際落實
社團每學期都會有人員的異動,甚至最慘的情況下是斷層或是休社一段期間,這樣的情況下社團理念最容易被人遺忘,或是在籌備活動忙碌的過程中被忽略掉,因此不斷的提醒學弟妹社團理念是很重要的工作,很多時候也會看到社團會將理念印製在社辦或是社服上,每當活活動當下都要檢視是否有與理念相符合,進而達到不斷重複實際落實的效果。
  • 尊重理念適應文化
社團理念是創社的初衷,每一個學校社團都是獨一無二的,擁有各自不同的特色文化,唯有遵守理念才有這樣的社團文化,學弟們才能永續傳承良好的風範,身為學長姐的我們更要以身作則。
  • 可改變不輕易改變
很多社團的歷史相當悠久,創社至今三四十年以上都有可能,社團理念不能輕易修改,但在歷經多年以後,我們仍能檢視理念是否符合現代的狀況,進行修正,讓文化能適時適人,不拘泥於過往,而是活在當下,看向未來。

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